Jak wykryć marnotrawstwo?

Jedną z głównych czynności w ciągłym doskonaleniu procesów jest eliminacja marotrawstwa (MUDA). Jednak, aby móc je wyeliminować trzeba je najpierw zidentyfikować. W jaki sposób można zauważyć MUDA w procesie?

 

Podstawowym narzędziem Lean Management do wyszukiwania marnotrawstwa jest Mapowanie strumienia wartości (Value Stream Mapping). Połączenie na mapie stanu obecnego dwóch czynników: graficznego przedstawienia przepływu w procesie (zobrazowanie każdego stanowiska wraz z podstawowymi informacjami o danym stanowisku) oraz części obrazującej przepływ informacji (harmonogramy produkcji, zamówienia od klientów, zamówienia materiałów od dostawców) umożliwia spojrzenie na proces z szerszej perspektywy. Mapa obrazuje ile czasu poświęcone jest na produkcję (dodawanie wartości istotnej dla klienta), a ile czasu materiał czeka na przetworzenie (w magazynie materiałów do produkcji, między stanowiskami, w magazynie wyrobów gotowych). Znalezienie marnotrawstwa w procesie skutkuje stworzeniem mapy stanu przyszłego, które zakłada eliminację strat poprzez wdrożenie narzędzi Lean Management.

 

Kolejnym sposobem na znalezienie MUDA w procesie jest jego obserwacja. Według zasady Genchi genbutsu (Idź i zobacz) udajemy się na miejsce akcji i obserwujemy. W czasie obserwacji można zastosować różne metody (np. obserwacje migawkowe , korzystanie z formularza itp.) Na podstawie obserwacji zauważyć można MUDA a w następnym kroku ustalić plan działań, który będzie miał na celu jej eliminację.

 

Następnym sposobem wykrywania MUDA jest wykorzystanie wskaźników. Wskaźniki takie jak: wydajność, czas dostępności, jakość, wartość materiałów zgromadzonych w magazynie, czas przejścia itp zobrazują obecny stan. Ich wielkość oraz kierunki zmian pokażą czy marnotrawstwo występuje. Wskaźniki można również wykorzystać do obserwacji poprawy, czyli czy skutecznie eliminujemy MUDA z naszych procesów.

 

Zauważenie marnotrawstwa jest niezwykle istotne w doskonaleniu procesów, ponieważ determinuje dalsze kroki. Dodatkowo jest pierwszym krokiem do uzyskania sukcesu, polegającego na poprawie procesów.

MUDA w pracy biurowej

Wymienione we wcześniejszym wpisie rodzaje strat wyróżnianych przez Lean Management nie odnoszą się jedynie do procesów zachodzących na hali produkcyjnej. Należy obserwować i wychwytywać oraz eliminować marnotrawstwa we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa.

Poniżej kilka przykładów strat mogących występować w czasie prac biurowych.

 

Analizując prace w biurze można znaleźć mnóstwo nadprodukcji:

  • nadmierna ilość spotkań, spotkania poprzedzające spotkania; poruszanie wątków nie związanych z tematem spotkań; zapraszanie ludzi niekoniecznie związanych z tematem spotkania,
  • wysyłanie emaili do większej ilości osób niż rzeczywista liczba zainteresowanych,
  • pisanie wypracowań i rozprawek, w miejscu gdzie wystarczyłoby kilka słów,
  • wymiana wielu maili zamiast jednego skutecznego telefonu,
  • drukowanie dokumentów, które można przeczytać na komputerze,
  • generowanie kilku kopii tego samego egzemplarza.
  • tworzenie dokumentów, których nikt nie czyta lub nikt nie potrzebuje,
  • tworzenie dokumentów, w czasie gdy ich adresat nie oczekuje na nie,
  • drukowanie dokumentów zanim będą one potrzebne w formie papierowej.

 

Nadprodukcji łatwo jest uniknąć – szczególnie związanej z pracą z pocztą elektroniczną. Często łatwiej / prościej / szybciej jest wykonać telefon zamiast pisać maila i czekać na odpowiedź. Inną kwestią jest wybór adresatów wiadomości – należy wybierać jedynie te osoby, które są zainteresowane tematem. Dla innych osób wiadomość jest po prostu spamem.

 

Czekanie to kolejne źródło strat do eliminacji:

  • pracownicy czekają na podpisy,
  • oczekiwanie na decyzje,
  • oczekiwanie na instrukcje.

 

Należy zastanowić się, czy wszystkie podpisy sa potrzebne i czy pewnych decyzji nie można znieść na poziom niżej.

 

Transport:

  • transportowanie dokumentów na dalekie odległości,
  • działy ściśle współpracujące i wymieniające się dokumentami znajdują się na innych piętrach / są oddalone od siebie,
  • zbyt duże załączniki w mailach – długi czas wysyłania/odbierania.

 

Warto zastanowić się nad przemieszczeniem niektórych biur bądź osób w celu eliminacji nadmiernego transportu dokumentów. Strata związana z transportem występuje równie często jak w przypadku produkcji. Jednakże w przypadku pracy biurowej również należy pamiętać, że nie wszystkie operacje można zrobić na jednym stanowisku. Dodatkowo trudniej umieścić całe przedsiębiorstwo w jednym miejscu (wówczas nie byłoby konieczności transportu pomiędzy biurami, zakładami) niż przestawić stanowiska produkcyjne. Zysk uzyskany z przeniesienia biur, zakładów może być niewspółmierny do poniesionych kosztów.

 

Zapasy:

  • gromadzenie dokumentów,
  • wąskie gardła powstające podczas oczekiwania na podpis, obróbkę dokumentów.

 

Warto zastanowić się jak eliminować „stosy” dokumentów; np. wprowadzenie skrzynek budujących serie – np. jeżeli przy biurku osoby znajdzie się 10 dokumentów osoba przerywa prace i zaczyna prace nad tymi dokumentami.

 

Zbędne operacje:

  • rubryki w formularzach, które nikomu nie służą,
  • stosowanie się do procedur, które nie przynoszą żadnej wartości dodanej,
  • używanie pieczątek – czy to dodaje wartość?,
  • używanie dokumentów, które musza być zatwierdzane przez kilka osób – część z nich zapewne nawet ich nie czyta.
  • wykonywanie dodatkowych kopii,
  • ponowne wprowadzanie danych.

 

Należy zweryfikować formularze pod kątem niepotrzebnych rubryk. Przyjrzenie się procedurom i ich aktualizacja również może pomóc o ograniczeniu zbędnych operacji. Może okazać się, że prostsze metody są równie lub bardziej skuteczne od obecnych.

 

Braki:

  • pomyłki w dokumentach,
  • zagubienie dokumentów,
  • błędne informacje w raportach lub dokumentach.

 

Częstym problemem w biurach są pomyłki. Aby poznać powody ich powstawania należy zacząć je mierzyć. Z taką wiedzą łatwiej jest rozwiązywać związanie z nimi problemy.

 

Zbędny ruch:

  • szukanie dokumentów,
  • szukanie plików w komputerze.

 

Pomocne w eliminacji takich strat może być zestandaryzowanie katalogów, wprowadzenie standardowych indeksów, rozpoczęcie używania kolorów, opisywanie szafek i szuflad itp.

 

Wymienione wyżej przykłady wydają się oczywiste do zauważenia w czasie prac biurowych. Odpowiednim działaniem po zauważeniu strat jest podjęcie działania w celu ich eliminacji. W jaki sposób? Korzystając z narzędzi leanowych takich jak np. 5S. To narzędzie jest odpowiednie do wprowadzania również w biurach.

Rodzaje strat – Braki, poprawki

Ostatnim rodzajem strat wyróżnionym przez Taiichi Ohno są braki, poprawki.

 

Definicja – naprawy lub naprawy produktu lub usługi do spełnienia wymagań klienta jak również odpadów, złomu wynikająca z materiałów uważa się za nie-do naprawy lub nie do naprawienia

 

Charakterystyka

  • złożone przepływy materiałowe
  • nadmiar zapasów wyrobów gotowych
  • duża ilość zwrotów i reklamacji od klientów
  • wysokie wskaźniki odpadów
  • wątpliwa jakość
  • zła organizacja

 

Przyczyny

  • nadmierna zmienność
  • niedostateczne wyposażenie stanowisk (brak narzędzi)
  • złe procesy
  • niewystarczające szkolenia
  • zły układ stanowisk (szkody transportowe)

 

Przykład:

Konieczność ponownego malowania elementów wskutek uszkodzeń w trakcie transportu między stanowiskami

Rodzaje strat – zbędny ruch

Szóstym rodzajem marnotrawstwa sklasyfikowanym przez Taiichi Ohno jest zbędny ruch.

 

Zbędny ruch to każdy ruch osób, który nie przyczynia się do wzrostu wartości dodanej produktu lub usługi.

 

Charakterystyka

  • nadmiar sprzętu na stanowisku
  • niepotrzebnie skomplikowane procedury
  • nadmierne gromadzenie narzędzi
  • rozproszone materiałów, narzędzi

 

Przyczyny:

  • źle zaplanowany rozkład stanowisk
  • brak kontroli wizualnej
  • słaba dokumentacja procesu
  • zła organizacja miejsca pracy

 

Przykład:

Potrzeba chodzenia operatorów w poszukiwaniu narzędzi, materiałów, informacji, które są niezbędne do wykonania powierzonej im czynności

Rodzaje strat – Magazynowanie

Piątym  rodzajem strat wyróżnionych przez Taiichi Ohno jest magazynowanie.

 

Magazynowanie to utrzymywanie dużych stanów magazynowych materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych

 

Charakterystyka:

  • niezbędne dodatkowe środki transportu materiałów (pracownicy, narzędzia, regały itp.)
  • duża ilość materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych
  • dodatkowa przestrzeń magazynowa
  • zatory w przechowywaniu, które zmuszają działać wg LIFO zamiast FIFO

 

Przyczyny:

  • niedokładne systemy prognozowania
  • zła organizacja procesu
  • zła współpraca z dostawcami
  • lokalna optymalizacja
  • błędne planowanie zapotrzebowania materiałów
  • brak zbalansowania procesów

 

Przykład:

Duże zakupy surowców, które muszą być przechowywane, a które nie są w tej chwili potrzebne produkcji

Rodzaje strat – zbędne przetwarzanie

Następnym rodzajem strat wyróżnionym przez Taiichi Ohno to zbędne przetwarzanie.

 

Zbędne przetwarzanie to zbędny wysiłek (produkcja, komunikacja), który nie dodaje wartości do produktu lub usługi

Charakterystyka:

  • nieograniczone produkty / procesy udoskonalane
  • „szum informacyjny”
  • wąskie gardła procesu
  • duża ilość potrzebnych opinii i aprobat
  • niejasne specyfikacje klienta

 

Przyczyny:

  • podejmowania decyzji na nieodpowiednich poziomach
  • nieefektywne procedury
  • braku specyfikacji od klienta
  • słaba kontrola wykonywania w przypadku wielu konfiguracji produktów
  • fałszywe normy jakości

 

Przykład :

Czas spędzony na wytworzeniu cechy produktu, która jest nieistotna dla klienta i za którą klient nie zechce zapłacić

Rodzaje strat – zbędny transport

Kolejnym rodzajem strat wyróżnionym przez Taiichi Ohno to zbędny transport.

 

Zbędny transport tokażdy ruch materiału, który nie wspiera bezpośrednio produkcji

 

Charakterystyka:

  • kompleksowe zarządzanie zapasami
  • trudne i niedokładne dane inwentaryzacji
  • nadmiar zapasów materiałów
  • nadmierne środki transportu
  • duża ilość uszkodzeń materiałów i wyrobów w czasie transportu
  • wiele różnych miejsc składowania materiałów

 

Przyczyny:

  • niewłaściwy układ obiektu
  • duże bufory
  • skomplikowany proces produkcji
  • zakupy w dużych partiach
  • złe planowanie produkcji
  • zła organizacja miejsca pracy

 

Przykład :

Konieczność transportu na pola odkładcze zaplanowane na drugim końcu hali produkcyjnej

Rodzaje strat – czekanie

Drugi rodzaj marnotrawstwa sklasyfikowany przez Taiichi Ohno to czekanie.

 

Czekanie to czas bezczynności, który występuje z powodu różnych zdarzeń (awarii sprzętu, braku materiałów, narzędzi, informacji).

 

Charakterystyka:

  • operatorzy czekają na sprzęt
  • brak troski operatorów nad urządzaniami którymi pracują, co doprowadza do awarii
  • wąskie gardła produkcyjne
  • produkcja czeka na operatorów
  • nieplanowane przestoje sprzętu

 

Przyczyny:

  • niespójne metody pracy
  • brak odpowiedniego sprzętu / materiałów
  • długie czasy przezbrajania
  • niski wydajność ludzi / maszyn
  • zła konserwacja sprzętu
  • wąskie gardło produkcji
  • monopol na umiejętności

 

Przykład:

Operator nie może wykonywać pracy z powodu braku informacji o zleceniu i musi czekać na potrzebne informacje od brygadzisty lub kierownika.

Rodzaje strat – Nadprodukcja

Taiichi Ohno dokonał klasyfikacji głównych rodzajów marnotrawstwa. Pierwszym z nich jest nadprodukcja.

 

Nadprodukcja oznacza produkowanie więcej niż potrzeba, szybciej niż potrzeba lub zanim jest potrzebne

 

Charakterystyka:

  • przetwarzania wsadowego
  • wytwarzanie na zapas
  • nadmiar sprzętu
  • nadmiar mocy / inwestycji
  • nadmiar wyrzuconych elementów z powodu przedawnienia
  • nadmiar elementów na regałach
  • nadmiar siły roboczej
  • duże partie
  • duże zapasy w toku i wyrobów gotowych zapasów
  • niezrównoważony przepływ materiału

 

Przyczyny

  • automatyzacja w niewłaściwych miejscach
  • praktykowana rachunkowość kosztowa
  • niezdolne procesy
  • nagrody za wydajność
  • brak komunikacji
  • długie czasy przezbrajania
  • lokalna optymalizacja procesów
  • niskie czasy dostępności
  • złe planowanie

 

Przykład:

Jednostki, które zostały wyprodukowane bez przewidywania przyszłego popytu często są złomowane z powodu zmiany konfiguracji

Marnotrawstwo czyli MUDA

Marnotrawstwo to czynności niedodające wartości dla produktu. Twórca Toyota Production System – Taiichi Ohno dokonał poniższej klasyfikacji głównych rodzajów MUDA:

  1. Czekanie
  2. Nadprodukcja
  3. Zbędne przetwarzanie
  4. Zbędny ruch
  5. Braki, poprawki
  6. Magazynowanie
  7. Zbędny transport

 

Występowanie powyższych strat w procesie uzależnione jest od specyfiki produkcji. W jednych przedsiębiorstwach można zauważyć każdy rodzaj, w innych jedynie pojedyncze rodzaje.