Tablice i spotkania grupowe

W celu działania zgodnie z filozofią Lean Management należy poprawić komunikację w przedsiębiorstwie. Często zdarza się, że czynnik ten nie funkcjonuje prawidłowo. Doprowadza to do wielu nieporozumień oraz powstawania błędów jakościowych (wyprodukowanie wadliwych wyrobów spowodowane błędną informacją lub jej brakiem itp.).

 

Aby poprawić komunikację w zespołach należy wprowadzić cykliczne spotkania. Spotkania te należy organizować w grupach wspólnych interesów, czyli pracowników jednego działu, np. montażu lub spawalni lub obróbki plastycznej. Każde spotkania powinno odbywać się wg ustalonego wcześniej planu, który umożliwi w sprawny sposób omówienie koniecznych zagadnień.  Poruszane zagadnienia powinny być dostosowane do specyfiki pracy danego zespołu. Zazwyczaj na spotkaniach grupowych omawiane są kwestie:

  • Jakość (wykryte błędy, pojawienie się nowych problemów, na co pracownicy powinni zwrócić szczególną uwagę)
  • Bezpieczeństwo
  • Wyniki audytów 5S
  • Terminowość produkcji
  • Wydajność
  • Zgłaszanie usprawnień przez pracowników.

 

Należy również ustalić częstotliwość spotkań. Spotkałem się z spotkaniami zespołu raz w tygodniu jak i również raz na dwa tygodnie. Każdy powinien sam zastanowić się jak często spotkania powinny się odbywać.

 

Z mojego doświadczenia mogę dodać, że czas spotkania nie powinien przekraczać 20 minut przy braku występowania złożonych problemów. Gdy takowe wystąpią najczęściej i tak spotkania się kończyły z informacją dla osoby odpowiedzialnej za zajęcie się danym problemem. Na  następnym spotkaniu uczestnicy dostawali informację o statusie rozwiązywania zgłoszonych kwestii.

 

Nieodłączną częścią spotkań grupowych są tablice. Tablice stanowią pomoc w przeprowadzaniu spotkania oraz komunikacji. Tablica powinna zostać uaktualniona przed (dane, wykresy) oraz w trakcie spotkania (lista spraw do załatwienia, data końcowa załatwienia oraz osoba odpowiedzialna). Zapisanie informacji na tablicy pozwala wrócić do spraw z poprzedniego spotkania oraz nie spowoduje zapomnienia przez osoby odpowiedzialne. W każdej chwili można podejść do tablicy i sprawdzić o czym była mowa ostatnio oraz przykładowo czy z pomysłami zgłaszanymi przez pracowników coś się dzieje.

 

Na tablicy powinny zostać zawarte wykresy wskaźników, za które dany zespół jest odpowiedzialny oraz inne informacje, które należy przekazywać pracownikom.

 

Korzyści z wprowadzenia spotkań grupowych są zazwyczaj duże i odczuwalne dla pracowników przedsiębiorstwa. Poinformowani pracownicy lepiej pracują, wiedzą, czego się od nich wymaga i sami również widzą swoje wyniki. Poprawa komunikacji uzdrawia atmosferę w zakładzie, pracownicy mają czas na pytania oraz uzyskują na nie odpowiedź. Dużo mniej jest różnego rodzaju plotek, które negatywnie wpływają na warunki pracy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *