MUDA w pracy biurowej

Wymienione we wcześniejszym wpisie rodzaje strat wyróżnianych przez Lean Management nie odnoszą się jedynie do procesów zachodzących na hali produkcyjnej. Należy obserwować i wychwytywać oraz eliminować marnotrawstwa we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa.

Poniżej kilka przykładów strat mogących występować w czasie prac biurowych.

 

Analizując prace w biurze można znaleźć mnóstwo nadprodukcji:

  • nadmierna ilość spotkań, spotkania poprzedzające spotkania; poruszanie wątków nie związanych z tematem spotkań; zapraszanie ludzi niekoniecznie związanych z tematem spotkania,
  • wysyłanie emaili do większej ilości osób niż rzeczywista liczba zainteresowanych,
  • pisanie wypracowań i rozprawek, w miejscu gdzie wystarczyłoby kilka słów,
  • wymiana wielu maili zamiast jednego skutecznego telefonu,
  • drukowanie dokumentów, które można przeczytać na komputerze,
  • generowanie kilku kopii tego samego egzemplarza.
  • tworzenie dokumentów, których nikt nie czyta lub nikt nie potrzebuje,
  • tworzenie dokumentów, w czasie gdy ich adresat nie oczekuje na nie,
  • drukowanie dokumentów zanim będą one potrzebne w formie papierowej.

 

Nadprodukcji łatwo jest uniknąć – szczególnie związanej z pracą z pocztą elektroniczną. Często łatwiej / prościej / szybciej jest wykonać telefon zamiast pisać maila i czekać na odpowiedź. Inną kwestią jest wybór adresatów wiadomości – należy wybierać jedynie te osoby, które są zainteresowane tematem. Dla innych osób wiadomość jest po prostu spamem.

 

Czekanie to kolejne źródło strat do eliminacji:

  • pracownicy czekają na podpisy,
  • oczekiwanie na decyzje,
  • oczekiwanie na instrukcje.

 

Należy zastanowić się, czy wszystkie podpisy sa potrzebne i czy pewnych decyzji nie można znieść na poziom niżej.

 

Transport:

  • transportowanie dokumentów na dalekie odległości,
  • działy ściśle współpracujące i wymieniające się dokumentami znajdują się na innych piętrach / są oddalone od siebie,
  • zbyt duże załączniki w mailach – długi czas wysyłania/odbierania.

 

Warto zastanowić się nad przemieszczeniem niektórych biur bądź osób w celu eliminacji nadmiernego transportu dokumentów. Strata związana z transportem występuje równie często jak w przypadku produkcji. Jednakże w przypadku pracy biurowej również należy pamiętać, że nie wszystkie operacje można zrobić na jednym stanowisku. Dodatkowo trudniej umieścić całe przedsiębiorstwo w jednym miejscu (wówczas nie byłoby konieczności transportu pomiędzy biurami, zakładami) niż przestawić stanowiska produkcyjne. Zysk uzyskany z przeniesienia biur, zakładów może być niewspółmierny do poniesionych kosztów.

 

Zapasy:

  • gromadzenie dokumentów,
  • wąskie gardła powstające podczas oczekiwania na podpis, obróbkę dokumentów.

 

Warto zastanowić się jak eliminować „stosy” dokumentów; np. wprowadzenie skrzynek budujących serie – np. jeżeli przy biurku osoby znajdzie się 10 dokumentów osoba przerywa prace i zaczyna prace nad tymi dokumentami.

 

Zbędne operacje:

  • rubryki w formularzach, które nikomu nie służą,
  • stosowanie się do procedur, które nie przynoszą żadnej wartości dodanej,
  • używanie pieczątek – czy to dodaje wartość?,
  • używanie dokumentów, które musza być zatwierdzane przez kilka osób – część z nich zapewne nawet ich nie czyta.
  • wykonywanie dodatkowych kopii,
  • ponowne wprowadzanie danych.

 

Należy zweryfikować formularze pod kątem niepotrzebnych rubryk. Przyjrzenie się procedurom i ich aktualizacja również może pomóc o ograniczeniu zbędnych operacji. Może okazać się, że prostsze metody są równie lub bardziej skuteczne od obecnych.

 

Braki:

  • pomyłki w dokumentach,
  • zagubienie dokumentów,
  • błędne informacje w raportach lub dokumentach.

 

Częstym problemem w biurach są pomyłki. Aby poznać powody ich powstawania należy zacząć je mierzyć. Z taką wiedzą łatwiej jest rozwiązywać związanie z nimi problemy.

 

Zbędny ruch:

  • szukanie dokumentów,
  • szukanie plików w komputerze.

 

Pomocne w eliminacji takich strat może być zestandaryzowanie katalogów, wprowadzenie standardowych indeksów, rozpoczęcie używania kolorów, opisywanie szafek i szuflad itp.

 

Wymienione wyżej przykłady wydają się oczywiste do zauważenia w czasie prac biurowych. Odpowiednim działaniem po zauważeniu strat jest podjęcie działania w celu ich eliminacji. W jaki sposób? Korzystając z narzędzi leanowych takich jak np. 5S. To narzędzie jest odpowiednie do wprowadzania również w biurach.

1 Comment MUDA w pracy biurowej

  1. SK

    Witam serdecznie!
    Z zainteresowaniem przeczytałam treści zamieszczone na blogu. Dopiero początkuję w dziedzinie lean management i chciałabym się dowiedzieć o niej jak najwięcej. W mojej firmie zdecydowano się na wdrożenie metodologii six sigma. Mam wrażenie, że six sigma i lean management to w zasadzie to samo, czy może jednak się mylę? Jakie są różnice pomiędzy lean management a six sigma?

    Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *