Zasady Lean Management – stworzenie ciągłego przepływu

Trzecią zasadą Lean Management jest stworzenie ciągłego przepływu procesów. Oznacza to produkcję bez przerw. Półprodukty przekazywane są po jednej sztuce bezpośrednio z jednego stanowiska na drugie.  Ich przepływ powinien być stały bez zbędnych przestojów. Aby osiągnąć taki stan należy doskonalić procesy produkcyjne. Celem jest zapewnienie takiego przepływu materiałów przez proces, aby zajął minimum czasu zapewniając przy tym maksimum efektywności i produktywności.

Warto postarać się wdrożyć takie rozwiązania ponieważ można zauważyć dużo korzyści pracując w taki sposób:

  1. Skrócenie czasu przejścia (czasu wytwarzania produktu, usługi)
  2. Zmniejszenie stanów zapasów
  3. Poprawienie jakości
  4. Eliminacja czynności, które nie są wartościowe dla klienta i są zbędne w procesie.

Zasady Lean Management – mapowanie procesów

Drugą zasadą Lean Management jest mapowanie procesów od zaopatrzenia w surowce do klienta końcowego. Należy przeprowadzić mapowanie strumienia wartości (VSM – Value-Stream Mapping). Mapowanie strumienia wartości oznacza narysowanie prostego diagramu, na którym są etapy  wchodzące w skład przepływu materiałów i informacji potrzebnych do wytworzenia wyrobu i dostarczenia go do klienta.

Posiadanie wiedzy o aktualnej sytuacji w procesie jest niezbędne do tego aby – zgodnie z pierwszą zasadą Lean Management – wiedzieć, które operacje są ważne dla klienta, ile one trwają oraz ile trwa całkowite wyprodukowanie danego towaru. Wyróżnia się mapy stanu obecnego (aktualna sytuacja w procesie) oraz mapy stanu przyszłego (zmieniona mapa stanu obecnego z zaznaczonymi pomysłami na poprawę sytuacji – naniesione są na niej możliwości implementacji poszczególnych narzędzi Lean Management w konkretnych miejscach procesu). Na podstawie tych informacji można przeprowadzać projekty poprawy: usprawniania niezbędnych czynności i eliminowania lub minimalizowania zbędnych.

Pierwsza zasada Lean Management – określenie wartości

Pierwszą zasadą Lean Management jest określenie wartości. Istotny jest w tym przypadku punkt widzenia, czy dana operacja jest wartościowa określa to klient. Należy patrzeć oczami klienta na każdą operację w trakcie procesu powstawania produktu i zastanowić się czy jest ona istotna z punktu widzenia klienta, czyli czy każda następna operacja zwiększa wartość produktu. Mówiąc inaczej czy za każdą operację klient chce zapłacić.

Są czynności, za które klient nie będzie chciał zapłacić. Lean Management wyróżnia je określając mianem strat, marnotrawstwa (z języka japońskiego: MUDA). W procesach produkcyjnych wymienia 7 rodzajów takich strat:

  1. Czekanie
  2. Nadprodukcja
  3. Braki, poprawki
  4. Zbędny ruch
  5. Zbędne procesy
  6. Magazynowanie
  7. Zbędny transport

To są czynności, które dla klienta są czynnościami zbędnymi i nie zwiększają wartości wytwarzanego produktu. Straty te można znaleźć w każdym procesie. Oczywiście nie zawsze będą występowały wszystkie i w jednakowej ilości. Jest to spowodowane kilkoma czynnikami: specyfiką procesu, czy były prowadzone działania zmierzające do identyfikacji i eliminacji MUDA itp.

Straty wyróżniane przez Lean Management szerzej opiszę w innym wpisie.

Podstawowe zasady Lean Management.

Aby działać według Lean Management należy przestrzegać poniższych pięciu zasad:

1. Określenie co jest wartością z punktu widzenia klienta

2. Mapowanie procesów od zaopatrzenia w surowce do klienta końcowego

3. Stworzenie ciągłego przepływu procesów bez przerw

4. Wytwarzanie produktów tylko wtedy gdy zostaną zamówione i tylko w zamówionej ilości

5. Ciągłe doskonalenie procesów

Lean Management czyli zwiększenie wydajności.

Wdrożenie zasad Lean Management prowadzi do zwiększenia wydajności stanowisk. Wydajność ta zostanie podniesiona poprzez lepszą organizację stanowisk pracy i lepsze zarządzanie posiadanymi zasobami. Wzrost wydajności następuje poprzez usprawnienie działań, a nie poprzez zakupy inwestycyjne (np. zakup nowego urządzenia). Kluczem do sukcesu jest eliminacja czynności, które w oczach klienta nie są potrzebne. Usunięcie takich czynności z procesu powoduje zwiększenie ilości czasu na wykonywanie czynności istotnych dla klienta. Czynności te mogą być różne w zależności od stanowiska. W przypadku stanowisk montażowych taką czynnością może być chodzenie i szukanie elementów, lub czekanie na elementy. W przypadku maszyn taką czynnością na pewno jest naprawa usterek. Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku można usprawnić pracę, aby takich sytuacji było możliwie najmniej.

Lean Management czyli poprawa jakości.

Jednym z czynników, na które wpływa Lean Management jest wzrost jakości produktów. Działania prowadzone w ramach tej techniki wpływają na jakość. Przykładem jest transport: gdy ograniczymy potrzebę częstego transportowania materiałów, półproduktów i wyrobów gotowych to unikniemy okazji do uszkodzenia tych elementów w czasie jego trwania. Każdemu pracownikowi powinno zależeć na zapewnieniu wymaganej jakości podczas każdej wykonywanej czynności. Niedopuszczalne jest przesyłanie w procesie złych, uszkodzonych elementów. Każda następna operacja wykonana do momentu wykrycia wady jest stratą. Pracownicy nie powinni ukrywać problemów jakościowych, gdyż im dalej w procesie błąd zostanie znaleziony tym naprawienie wady będzie droższe. Ważne jest ustalenie przyczyn występowania błędów jakościowych, gdyż dopiero skuteczna eliminacja przyczyn doprowadzi do braku występowania danego błędu  w przyszłości.

Lean Management czyli skuteczne obniżenie kosztów.

Wdrożenie zasad Lean Management wpływa na skuteczne obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstwa.

Zmniejszenie zapasów i  produkcji w toku powoduje mniejsze zapotrzebowanie na kapitał, który będzie zamrożony w materiałach i półproduktach.

Poprzez analizę wykorzystania maszyn może okazać się, że zakup następnego urządzenia nie jest wymagany aby zwiększyć moce produkcyjne – nie trzeba ponosić znacznych kosztów. Analiza dostępności maszyn i poprawa jej pozwoli na oszczędności na naprawach oraz uniknięcie kosztów niespodziewanych awarii. Koszty te to nie tylko nakłady poniesione na usunięcie usterek, ale również – często znacznie wyższe – straty spowodowane przestojami, niezrealizowanymi zleceniami, złym wizerunkiem u klientów.

Lean wpływa na polepszenie jakości produktów, mniejsza ilość reklamacji od klientów, a także mniejsza ilość poprawek w trakcie procesów wpłynie ma mniejsze koszty utrzymania jakości.

Skąd pochodzi nazwa Lean Management?

 Management to technika zarządzania przedsiębiorstwem. Po raz pierwszy nazwy tej użyli autorzy książki „Maszyna, która zmieniła świat” – James P. Womack, Daniel T. Jones i Daniel Roos. Wydana w 1991 roku książka opisywała i porównywała pod kątem  poniesionych nakładów oraz osiągniętych wyników  działalność przedsiębiorstw amerykańskich, japońskich i europejskich. Według badań autorów najbardziej efektywnym systemem produkcji może poszczycić się japońska firma Toyota. Jej system produkcyjny nazwali Lean Manufacturing (tłumacząc dosłownie: szczupłe wytwarzanie). Dlatego też jest to powód łączenia nazwy tego przedsiębiorstwa motoryzacyjnego z Lean Management.

Wspomniana przez autorów „szczupłość” ściśle wiąże się z zasadami, jakimi kieruje się System Produkcyjny Toyoty. Zasady te opiszę w jednym z najbliższych wpisów.  Szczupłość najczęściej jest definiowana poprzez eliminację czynności, za które klient nie chce płacić. Eliminację tą wspomagają narzędzia, które oferuje Lean Management.

Co to jest Lean Management?

Lean Management jest to jedna  z technik zarządzania przedsiębiorstwem. Zalążków Lean Management można dopatrzeć się w działaniach Henrego Forda. Ford rozpoczynając produkcję słynnego modelu T wiedział, że wykorzystanie linii produkcyjnej znacznie przyspieszy wytwarzanie samochodów Jego słynne powiedzenie, że „każdy klient może mieć samochód pomalowany na dowolny kolor o ile będzie to kolor czarny” wyraźnie wskazuje, że zdecydował się na produkcję auta w jednym standardzie. Wiedział, że usprawni to produkcję i dzięki temu będzie w stanie zaproponować klientom niższe ceny.

Lean Management dla większości osób łączy się z firmy Toyota. Właśnie w tej japońskiej firmie motoryzacyjnej rozpoczęto działania, które doprowadziły do powstania specyficznego systemu produkcji – System Produkcyjny Toyoty (Toyota Production System). Zasady, na których opiera się idea Lean Management powstały wywodzą się z tej firmy.

Od początku ideą Lean Management było specyficzne podejście do procesów produkcyjnych, jednakże zasady te można stosować (i stosuje się z powodzeniem) również w innych miejscach. Procesy usługowe, biurowe, administracyjne to są również idealne miejsca do poprawiania i osiągania lepszych wyników.