Korzyści płynące z 5S można podzielić na następujące kategorie:

• Korzyści dla pracownika
• Korzyści dla zespołu
• Korzyści dla przedsiębiorstwa.

 

Korzyści dla pracownika:

• Eliminacja chaosu
• Eliminacja stresu
• Identyfikacja z firmą
• Współuczestnictwo
• Świadomość bycia częścią całości
• Zamienność (urlop)

 

Korzyści dla zespołu:

• Zacieśnia się współpraca między działami
• Wzrasta bezpieczeństwo pracy
• Urządzenia itp. są lepiej serwisowane
• Miejsca pracy wyglądają lepiej i czyściej
• Uzyskanie lepszego wrażenia na kliencie

 

Korzyści dla przedsiębiorstwa:

• Skrócenie czasu przezbrajania maszyn pozwala zwiększyć różnorodność produktów.
• Eliminacja usterek prowadzi do podniesienia jakości.
• Eliminacja marnotrawstwa powoduje obniżenie kosztów.
• Redukcja opóźnień pozwala poprawić terminowość dostaw.
• Zmniejszenie ilości wypadków poprawia bezpieczeństwo.
• Eliminacja awarii wpływa na poprawę dostępności maszyn.
• Zmniejszenie ilości reklamacji powoduje wzrost zaufania klientów.
• Osiągane zyski pozwalają na stabilny rozwój firmy.

Przy wprowadzaniu 5S (jak i przy każdej zmianie) spotykamy się z oporem pracowników. Może być on spowodowany różnymi czynnikami. Często jest to niewystarczająca wiedza, brak szkoleń, obawa przed nowym itp.

Poniżej przedstawiam często spotykane pytania i zagadnienia poruszane podczas wdrażania 5S:

Po co czyścić, jeśli zaraz i tak się zabrudzi?

Pracownicy uważają, że sprzątanie i tak nic nie da, ponieważ w czasie pracy i tak będzie brudno. Myślą, że brud jest nieodłącznym elementem ich miejsca pracy. Jednakże sprawdzono, że brudne stanowisko wpływa negatywnie na jakość i wydajność pracy.

Selekcja i systematyka nie zwiększą nam produkcji.

Pracownicy uważają, że ich praca polega na produkcji, a nie na sprzątaniu….. i oczywiście mają rację. Jednakże pracownicy uważają, że 5S to tylko sprzątanie. Jednakże, gdy porządek jest utrzymywany na stanowisku, czas potrzebny na sprzątanie jest ograniczany. A utrzymanie tych dwóch kroków wtedy rzeczywiście wpływa na wzrost wydajności na stanowisku.

Wdrażaliśmy już selekcję i systematykę.

Nasuwa się pytanie: jak rzetelnie osoby przystąpiły do wykonywania tych dwóch kroków? Najczęściej były to jedynie drobne zmiany, a to dopiero początek. Następną kwestią jest czy zostały ustalone standardy i były przestrzegane.

Wprowadzaliśmy 5S już jakiś czas temu.

Czy była to chwilowa moda na 5S? Ponownie nasuwa się pytanie: co spowodowało, że w tej chwili system 5S nie funkcjonuje? Czy czegoś zabrakło przy wprowadzaniu, przy utrzymywaniu systemu?

Nie mamy czasu na 5S.

Odkładanie wdrożenia na bok. Pracownicy uważają, że nie mają czasu na działania związane z wdrożeniem i utrzymywaniem 5S. Rozwiązaniem jest włączenie czynności do codziennych obowiązków. Musi być przykład oraz wsparcie z góry przy wszystkich działaniach. Nie warto odkładać 5S na później, ponieważ traci się korzyści z wprowadzenia 5S.

Co można zrobić z oporem wśród pracowników?

Jest jedna odpowiedź – wyjaśniać zasady oraz standardy pracy związane z 5S. Przedstawiać korzyści płynące z tej metody oraz podkreślać co pracownicy zyskują… i oczywiście mówić tylko prawdę.

Celem audytów jest kontrola utrzymania systemu 5S oraz rozwijanie systemu.

Przed rozpoczęciem przeprowadzania audytów należy:

• Ustalić standardy
• Zapoznać pracowników ze standardami

Audyty powinny być wykonywane przez osoby z różnych poziomów zarządzania:

• Operatorów
• Koordynatorów
• Kierownictwo

Audyty wykonywane przez operatorów są audytami codziennymi. Wykonywane są one najczęściej bez pomocy w postaci formularza. Podstawowy zakres to:

• Czystość posadzki
• Wycieki olejowe
• Czystość maszyn
• Przechowywanie materiałów, dokumentacji
• Brak zbędnych przedmiotów na stanowisku
• Poprawność oznakowania szafek i aktualność list oprzyrządowania
• Używanie niezbędnego sprzętu BHP

Audyty wykonywane przez koordynatorów i audytorów systemu 5S są audytami cotygodniowymi. Prowadzący audyty mogą korzystać z przygotowanego wcześniej formularza.

Audyty wykonywane przez kierownictwo są audytami kwartalnymi. Prowadzący również mogą korzystać z formularza. Uczestnicy audytów to: kierownictwo działu / obszaru, brygadzista oraz koordynator 5S.

Co można wykorzystać w przeprowadzaniu audytów?

Dotychczas wykorzystywałem dwie metody przeprowadzania audytów. Pierwsza polegała na fotografowaniu nieścisłości, a następnie na przedstawianiu wyników (zdjęć) na spotkaniach grupowych. W drugiej metodzie wykorzystywałem wcześniej przygotowany formularz. Formularz, w którym pytania sformułowane były w taki sposób, że pożądaną (dobrą) odpowiedzią było „tak”. Na podstawie wyników uzyskiwanych z odpowiedzi dane stanowisko otrzymywało ocenę.

Prezentacja wyników

Ważnym aspektem w przypadku przeprowadzania audytów jest dzielenie się ich wynikami z osobami, które były audytowane i kierownikami obszarów, procesów itp. Należy przedstawiać wyniki audytów z zainteresowanymi oraz omawiać je. Dzielenie i omawianie wyników jest niezbędnym krokiem do utrzymywania systemu 5S oraz do rozwijania go w zakładzie.

Najważniejszym i jednocześnie najtrudniejszym zadaniem jest utrzymywanie 5S w zakładzie. Można do tego wykorzystać poniższe metody:

 

Szkolenia

 

Szkolenia ważne są nie tylko przy wdrażaniu 5S. Okresowe szkolenia dla pracowników każdego szczebla organizacji pomagają w utrzymaniu 5S. Zadaniem takich szkoleń jest przypomnienie o systemie 5S, o korzyściach płynących z jego stosowania. Przy okazji okresowych szkoleń można pokazywać pracownikom zmiany jakie nastąpiły w związku z działaniem wg tej metody – np. zdjęcia przestawiające dawne, niepożądane sytuacje. Szkolenie takie można wykorzystać również o omówienia wniosków z audytów 5S. Warto również pamiętać o szkoleniach dla pracowników nowych pracowników. Oni również muszą poznać system 5S działający w zakładzie, aby mogli bez przeszkód i chętnie w nim uczestniczyć.

 

Audyty

 

Ważnym aspektem jest również przeprowadzanie audytów. Audyty mają na celu sprawdzenie, czy postanowienia systemu 5S są rzeczywiście realizowane. Mogą być prowadzone na różnych poziomach organizacji.

 

Wizualizacja wyników audytów

 

Jeżeli w zakładzie przeprowadzane są audyty istotnym aspektem jest przedstawianie ich wyników. Nie można wyników „chować do szuflady”. Należy je pokazywać (np. poprzez wywieszanie na tablicy informacyjnej, podczas spotkań z pracownikami, podczas spotkań z kadrą zarządzającą) i omawiać. Dzięki temu każdy będzie przekonany, że 5S jest ważne w przedsiębiorstwie.

 

Konkursy

 

Można organizować konkursy na stanowisko, które najlepiej utrzymuje 5S. Nagrodą może być przechodni puchar (stworzony z elementów, które są wykorzystywane np. w procesie produkcji w danym przedsiębiorstwie). W przypadku takich akcji często widać rywalizację, która pozytywnie wpływa na utrzymanie 5S w zakładzie.

 

Powołanie struktury zajmującej się 5S wpływa pozytywnie na wdrożenie, a w szczególności na utrzymanie 5S w zakładzie. Poniżej propozycja składu zespołu odpowiedzialnego za 5S:

• Pełnomocnik ds. systemu 5S (może nim być np. szef produkcji, szef wydziału)
• Audytor systemu 5S (może nim być np. technolog, specjalista ds. organizacji produkcji)
• Koordynator systemu 5S (może nim być np. brygadzista, wybrany pracownik produkcji)

 

Pełnomocnik ds. systemu 5S – obowiązki w zakresie 5S:

–      organizacja, nadzór i kontrola funkcjonowania systemu 5S

–      sporządzanie, akceptacja, rozpowszechnianie, użytkowanie oraz przechowywanie dokumentacji;

–      zbieranie i analizowanie informacji z audytów systemu;

–      rejestrowanie przypadków zaniechania realizowania 5S na stanowisku oraz inicjowanie i kontrola dalszego postępowania (tzn. określenie przyczyn, inicjowanie działań naprawczych, podjęcie działań zapobiegawczych);

–      usprawnianie procesu kontroli i oceny 5S;

–      udział w realizacji szkoleń wewnętrznych;

–      ustalanie sposobu nagradzania i upominania pracowników;

–      występowanie z wnioskami do Prezesa o nagrodzenie lub upomnienie pracowników;

–      pośredniczenie w przekazywaniu poleceń i decyzji personalnych  Prezesa, a dotyczących podległych pracowników;

–      zlecanie i nadzór nad audytami;

–      ustalanie harmonogramu audytów oraz szkoleń;

–      występowanie do Prezesa z wnioskami dotyczącymi szkoleń;

–      tworzenie „pól odpowiedzialności” indywidualnej i zbiorowej.

 

Audytor systemu 5S – obowiązki w zakresie 5S:

–      przeprowadzanie audytów wewnętrznych, kontrola stosowania 5S na stanowisku;

–      sporządzanie raportów z audytów dla Pełnomocnika ds. 5S;

–      realizacja warsztatów i szkoleń wewnętrznych;

–      wspomaganie akcji czerwonych kartek, komputerowa inwentaryzacja przedmiotów o nieokreślonej przynależności, usuwanie rzeczy niepotrzebnych;

–      wspomaganie akcji znakowania i odnawiania dróg, tras, instalacji, miejsc, pokojów itp.;

–      tworzenie dokumentacji fotograficznej rozwoju 5S;

–      ustalanie problemów związanych z systemem;

–      wytyczanie kierunku zmian, działań doskonalących;

–      pośredniczenie w relacjach koordynator ds. systemu 5S – Pełnomocnik ds. systemu 5S;

–      opracowywanie akcji promocji programu w zakładzie (współzawodnictwo, konkursy 5S).

 

Koordynator systemu 5S:

–      Wspieranie działań

–      Istotna rola: na miejscu akcji, może w każdej chwili reagować.

Przebieg i sposób wdrożenia 5S mocno determinuje, czy ustalone w nim zasady będą rzeczywiście przestrzegane w przedsiębiorstwie. Dlatego ważne jest dokładne zaplanowanie wdrożenia.

 

Wdrożenie powinno uwzględniać:

• Szkolenia dla pracowników każdego szczebla – szkolenia potrzebne są dla każdego, oczywiście nie w takim samym zakresie, jednakże każda osoba powinna mieć wiedzę odnośnie 5S (co to jest, na czym polega i jakie są korzyści z 5S)
• Powołanie zespołu ds. 5S – zaplanowanie i stworzenie struktury znacząco wpłynie na utrzymanie systemu (jeżeli będą wyznaczone osoby odpowiedzialne, jest mniejsze prawdopodobieństwo powrotu niechcianych zachowań)
• Zaplanowanie czasu na przeprowadzenie pierwszych 3S – brak czasu jest częstą wymówką przy wprowadzaniu 5s
• Przeprowadzenie pierwszych 3 kroków – przeprowadzenie trzech pierwszych kroków, zaplanowanie, żeby pracownicy przez określony czas zajmowali się jedynie 5S, czyli np. wstrzymanie produkcji jednego dnia i przeprowadzenie trzech pierwszych kroków
• Ustalenie standardów – ustalenie standardów, w jaki sposób, przez kogo, w jakim zakresie i kiedy mają być wykonywane zadania związane z 5S
• Ustalenie zakresów odpowiedzialności – ustalenie mapy odpowiedzialności
• Rozpoczęcie audytów – po ustaleniu i udostępnieniu standardów pracownikom można rozpocząć przeprowadzanie audytów
• Pamięć o systemie 5S przez pracowników każdego szczebla – przypominanie pracownikom o systemie 5S (o zadaniach, czynnościach, korzyściach) np. w trakcie krótkich szkoleń np. corocznych
• Zaplanowanie sposobu wdrażania nowego pracownika w system 5S – w systemie 5S należy również uwzględnić sposób, czas i miejsce wprowadzania do systemu pracownika, który rozpoczyna pracę w obszarze, na którym działa 5S

Piątym i ostatnim krokiem w celu wdrożenia zasad 5S na stanowisku pracy jest samodyscyplina. Ostatni krok oznacza ciągłą pracę, jaką trzeba wykonać aby ustalone wcześniej standardy i zasady ciągle funkcjonowały w przedsiębiorstwie.

 

Samodyscypliną można nazwać nawyk ścisłego przestrzegania 4 poprzednich kroków. Jest to podświadome wykonywanie ustalonych wcześniej czynności i standardów. Bez samodyscypliny korzyści otrzymane z poprzednich kroków znikną.

 

Przy samodyscyplinie ważną jest konsekwencja w działaniu. Należy zastanowić się, kiedy ona się pojawia. Najczęściej konsekwencja pojawia się kiedy dla każdego pracownika zyski ze stosowania będą większe niż zyski z zaprzestania z przestrzegania zasad. Gdy pracownicy w swojej pracy zauważą korzyści to z pewnością będą dalej działać zgodnie z 5S.

Wdrożenie znacznie różni się od poprzednich kroków – widać w zachowaniu pracowników. Nie można wykorzystać określonych metod lub technik. Można stworzyć warunki, które będą sprzyjały samodyscyplinie. Warunki te to:

• świadomość – znajomość istoty 5S i znaczenia jego utrzymania,
• czas – znalezienie czasu w codziennej pracy na działania związane z wdrożeniem i utrzymaniem 5S,
• struktura – potrzebna struktura na to, w jaki sposób i kiedy będą wdrażane działania 5S,
• wsparcie – pełne wsparcie ze strony kierownictwa oraz potrzebne środki.

 

Narzędzia i metody zachowania samodyscypliny w 5S:

• tablice ze zdjęciami, standardami, efektami kontroli na podstawie list kontrolnych,
• widoczne standardy utrzymania porządku,
• widoczne mapy obszarów wraz z osobami odpowiedzialnymi za utrzymanie porządku,
• inne elementy przypominające pracownikom o systemie (instrukcje kieszonkowe, plakaty),
• wizyty w innych działach lub zakładach.

 

Należy pamiętać, że w 5S (jak i w pozostałych narzędziach Lean) ważne jest ciągłe doskonalenie ustalonych zasad.